La implementación de procesos para la creación y conservación de la memoria institucional exige el esfuerzo y compromiso con cada uno de los colaboradores de la organización, para que la información sea administrada de acuerdo a normas establecidas tanto por entidades que regulan la educación superior, como aquellas normas técnicas, que permiten establecer los pasos necesarios para la identificación, localización y acceso a cada uno de los documentos.

La Universidad Politécnica Salesiana (UPS), apostó por la elaboración de un sistema de Archivos. Para esto, en su estructura orgánica funcional, a finales de 2010, con Resolución del Consejo Superior, aprobó la creación de la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación, instancia responsable de llevar a cabo el diseño y la implementación del sistema de Archivos.

Actualmente la UPS cuenta con:

  • Archivo Institucional
  • Archivo Intermedio en su Sede Cuenca
  • Archivo Intermedio en su Sede Quito
  • Sistema informático SGAD (Sistema de Archivos físicos y Digitales)
  • Unidad de recepción y registro de documentos externos tanto en la Sede Cuenca como en Quito.

El día 21 de junio del 2017, se inauguró el Archivo Intermedio de la UPS en su sede Quito, ubicado en el campus sur, Rumichaca y Morán Valverde s/n.

Los Archivos Intermedios brindan a la comunidad universitaria y ecuatoriana una fuente de consulta en temas académicos y administrativos. Detrás de todo este trabajo,  existe un grupo de personas dedicadas a la conservación y planificación de la mejora en la gestión de los documentos.

En este sentido, se han alcanzado los siguientes logros:

  • Ser parte de la carta de navegación, tal como lo señala su objetivo estratégico “5.9: La comunidad universitaria de la UPS cuenta con información gestionada y conservada eficientemente”. Esto ha permitido que el sistema de archivos sea institucionalizado.
  • Incorporación del código del cuadro de clasificación en la línea de referencia del tipo de documento Oficio – Memorando.
  • Transferencias al Archivo Intermedio sede Cuenca: 8423 expedientes, conservados en un espacio físico disponible de 453,6 metros lineales.
  • Transferencias al Archivo Intermedio sede Quito: 33200 expedientes, conservados en un espacio físico disponible de 2181,6 metros lineales.¡La Red de Archivos Universitarios del Ecuador felicita los logros de la UPS!