Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos Universitarios

Ms. Arcángel nchez y Martha Rondón para la RAUEC

 

 

La transformación de la educación superior está en gran medida influenciada por los cambios de la sociedad de la información, en la cual están sumergidas estas organizaciones y en donde los insumos dato, información y conocimiento son esenciales para sustentar los procesos de investigación, administrativos, académicos y de extensión universitaria, en un mundo en constante avance tecnológico.

 

Las universidades para ser eficientes, eficaces y efectivas deben establecer estrategias medulares de mejora en donde se vaya incursionando en procesos gerenciales contemporáneos, como la gestión de documentos, la cual se conforma como un conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendiente al eficiente manejo y organización de la documentación (tanto en formato papel como electrónico) producida y recibida por una institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su organización, consulta, preservación, conservación y utilización.

 

 

Todo ente, para incursionar en la gestión documental y aprovechar al máximo sus beneficios, en pro de cumplir con su misión y pertinencia, ha de crear un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos, considerado este, como un conjunto de procesos y lineamientos archivísticos que permiten que se incorpore, gestione y facilite el acceso a los documentos, de forma cooperativa a través de una red de archivos constituidos institucionalmente. Esta estrategia empresarial enmarcada en el desarrollo y adopción de una serie de políticas, procesos, procedimientos y prácticas, es aplicable a cualquier tipo de organización, sea pública o privada, inclusive universidades.

 

El II Módulo del Programa de Educación Continua de Archivología y Gestión de la Información, complementa un primer avance en el tratamiento archivístico de los documentos y gestión de archivos universitarios, al estar centrado en estudiar de forma teórica-práctica los elementos fundamentales para consolidar Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos en instituciones de Educación Superior. A la vez estudia y refuerza cinco temas fundamentales de la gestión archivística como: la selección, transferencia, eliminación, descripción y clasificación de documentos.

 

Este esfuerzo generado desde la Secretaría General del Consejo de Educación Superior (CES), el Instituto de Altos Estudios Nacionales (IAEN), la Organización de Estados Iberoamericanos (OEI) y la oficina de la UNESCO en Quito, aporta al conocimiento técnico que debe tener el personal que labora en los archivos de las universidades del Ecuador y refuerza además el estudio de la legislación archivística que influye sobre su desempeño.