RED DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS DEL ECUADOR

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Memorias del Primer Encuentro de Archivos Universitarios

En estos últimos cuatro años, el Consejo de Educación Superior (CES) ha venido impulsando el cumplimiento de las políticas de transparencia y acceso a la información pública con las universidades y escuelas politécnicas del país, en concordancia con los postulados inscritos en la Constitución de la República y con el compromiso de establecer lazos de cooperación para la instrumentalización de las políticas públicas. Como tema prioritario se ha puesto énfasis en la capacitación continua para los profesionales que posean herramientas teóricas, metodológicas, así como el conocimiento en el manejo de las nuevas herramientas tecnológicas, imprescindibles al momento de organizar los fondos documentales.

El Primer Encuentro Nacional de Archivos Universitarios realizado en Quito el 7 y 8 de julio de 2016, fue el espacio de discusión entre expertos nacionales e internacionales, Secretarios Generales y trabajadores de archivo de las IES, cuyo propósito fue visibilizar el trabajo realizado desde el CES y la Red de Archivos Universitarios del Ecuador (RAUEC), para establecer un diagnóstico y soluciones claras e inmediatas tendientes a facilitar el acceso, la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos y la recuperación de la memoria institucional en los archivos universitarios.

En este sentido, a lo largo del Encuentro se plantearon varias interrogantes como: ¿Los documentos de las IES, están siendo conservados bajo la garantía de integralidad,
autenticidad y fiabilidad?, ¿existe un proceso de actualización tecnológica para la gestión documental y hemos pensado en la posible obsolescencia de nuevos formatos y, por tanto, en la migración de la información?, ¿las autoridades universitarias conocen y entienden el problema que representa la gestión de la información de la educación superior?, ¿conocemos cuáles son los documentos esenciales que deben ser difundidos en el ámbito de la educación superior? Las respuestas fueron debatidas sobre la base de experiencias específicas, razón por la que el Encuentro contó con la participación de expertos en la materia, vinculados a proyectos institucionales tanto públicos como privados.

El CES, como organismo regulador del Sistema de Educación Superior, también presentó las acciones ejecutadas para el proceso de recuperación de la memoria de la educación superior, puesto que se han implementado procesos técnicos para que, desde los archivos que custodia la institución, se garantice la atención de calidad para el fortalecimiento de los servicios públicos. En palabras de José María Jardim, “los archivos conforman una escritura del Estado y la archivología constituye un saber del Estado”, pues finalmente los archivos son el resultado del pensamiento y las acciones de las personas e instituciones.

Esperamos que la publicación de las “Memorias del Primer Encuentro Nacional de Archivos Universitarios. Gestión de la información y memoria archivística: Estado de situación,
desafíos y perspectivas” constituya un aporte para el conocimiento del contexto en el que se ejecutó este Primer Encuentro, así como de las acciones emprendidas y las propuestas para el desarrollo de la gestión documental y archivística en la educación superior ecuatoriana.

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INAUGURACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA SEDE QUITO

La implementación de procesos para la creación y conservación de la memoria institucional exige el esfuerzo y compromiso con cada uno de los colaboradores de la organización, para que la información sea administrada de acuerdo a normas establecidas tanto por entidades que regulan la educación superior, como aquellas normas técnicas, que permiten establecer los pasos necesarios para la identificación, localización y acceso a cada uno de los documentos.

La Universidad Politécnica Salesiana (UPS), apostó por la elaboración de un sistema de Archivos. Para esto, en su estructura orgánica funcional, a finales de 2010, con Resolución del Consejo Superior, aprobó la creación de la Secretaría Técnica de Archivo y Documentación, instancia responsable de llevar a cabo el diseño y la implementación del sistema de Archivos.

Actualmente la UPS cuenta con:

  • Archivo Institucional
  • Archivo Intermedio en su Sede Cuenca
  • Archivo Intermedio en su Sede Quito
  • Sistema informático SGAD (Sistema de Archivos físicos y Digitales)
  • Unidad de recepción y registro de documentos externos tanto en la Sede Cuenca como en Quito.

El día 21 de junio del 2017, se inauguró el Archivo Intermedio de la UPS en su sede Quito, ubicado en el campus sur, Rumichaca y Morán Valverde s/n.

Los Archivos Intermedios brindan a la comunidad universitaria y ecuatoriana una fuente de consulta en temas académicos y administrativos. Detrás de todo este trabajo,  existe un grupo de personas dedicadas a la conservación y planificación de la mejora en la gestión de los documentos.

En este sentido, se han alcanzado los siguientes logros:

  • Ser parte de la carta de navegación, tal como lo señala su objetivo estratégico “5.9: La comunidad universitaria de la UPS cuenta con información gestionada y conservada eficientemente”. Esto ha permitido que el sistema de archivos sea institucionalizado.
  • Incorporación del código del cuadro de clasificación en la línea de referencia del tipo de documento Oficio – Memorando.
  • Transferencias al Archivo Intermedio sede Cuenca: 8423 expedientes, conservados en un espacio físico disponible de 453,6 metros lineales.
  • Transferencias al Archivo Intermedio sede Quito: 33200 expedientes, conservados en un espacio físico disponible de 2181,6 metros lineales.¡La Red de Archivos Universitarios del Ecuador felicita los logros de la UPS!

Procesos de Gestión Documental y Archivo en la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

La Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, viene desarrollando varios procesos para la gestión documental y archivo de la Institución. Trabajo que es efectuado por el Archivo General que es dependiente de la Secretaría General custodia, administra, conserva y preserva documentación desde 1940, fondo documental que forma parte del patrimonio y memoria histórica de la Universidad.

Implementación del SIGEDA en la Universidad Técnica del Norte

SIGEDA de la Universidad Técnica del Norte, Con el apoyo de las máximas autoridades de la Universidad Técnica del Norte (UTN) y del Consejo de Educación Superior (CES), la unidad del Archivo Central viene desarrollando, en colaboración con el proyecto de vinculación y estudiantes de la carrera de Ingeniería Industrial un manual de procesos para la implmentanción del Sistema de Gestión Documental y Archivo (SIGEDA), cuyo objetivo es lograr una adecuada gestión documental de la Institución.

EL CES APRUEBA LA PROPUESTA DE DIRECTRICES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

El Pleno del Consejo de Educación Superior CES, en Sesión Ordinaria del 16 de noviembre de 2016, mediante resolución No.856-2016, aprobó el contenido de la "Propuesta de directrices para el diseño, consolidación y administración de Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de las Instituciones de Educación Superior".

La Red de Archivos Universitarios del Ecuador y el Consejo de Educación Superior pretenden con el siguiente documento, desarrollar una serie de directrices para que los funcionarios responsables de la gestión documental en las universidades del Ecuador, puedan diseñar, planificar y consolidar Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos Universitarios. Con este propósito, se incluye además, una propuesta de política de gestión de documentos la cual se espera pueda servir para guiar las líneas rectoras y estratégicas del desarrollo de la actividad archivística universitaria ecuatoriana. La conceptualización de estas directrices han tenido como fundamentos básicos y antecedente, los diversos requisitos incluidos en las normas ISO de Gestión Documental.

- Resolución expedida por el Consejo de Educación Superior: Propuesta de directrices para el diseño,consolidación y administración de Sistemas de Gestión de Documentos y Archivos de lasInstituciones de Educación Superior

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PROPUESTA DE INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Esta propuesta de indicadores para la evaluación institucional del Sistema de Educación Superior investigativa se enmarca en las diferentes actividades realizadas por el Consejo de Educación Superior (CES) y su Secretaría General, en pro de la consolidación, rescate y gestión de los archivos de las Instituciones de Educación Superior del Ecuador, y el cual tiene como objetivo, proponer un indicador o en su caso, modificar alguno de los incluidos en el modelo Evaluación, Acreditación y Recategorización de Universidades y Escuelas Politécnicas 2015, diseñado por el Consejo de Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES), el cual a partir de su aprobación e inclusión en el Modelo de Evaluación Institucional genere de manera sustancial y directa, cambios en las estrategias que emprendan las universidades ecuatorianas en cuanto a la organización, gestión y manejo de la información y documentos (en sus diferentes soportes) que son producto y evidencia de la ejecución de múltiples procesos, fortaleciendo y garantizando el rescate y conservación de sus patrimonios documentales considerados por la legislación archivística ecuatoriana como parte del patrimonio cultural e histórico de la nación.

- Propuesta de indicadores para la evaluación institucional del Sistema de Educación Superior

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TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS Y FORMACIÓN TÉCNICA EN LA UTMACH

La Universidad Técnica de Machala (UTMACH), durante la semana del 05 al 09 de septiembre de 2016, realizó el seminario "Inducción al proceso archivístico para archivos de gestión", dictado por la Ing. Roxana Sánchez Liendres, Jefa de Documentación y Archivo de la UTMACH. A la capacitación asistieron 37 funcionarios de las unidades administrativas y académicas de la universidad como parte del Plan de Capacitación que lleva a cabo la institución.

En las 20 horas de capacitación los participantes estudiaron la teoría básica de las diversas funciones, operaciones y actividades que están inmersas en el proceso documental y archivístico.

El seminario parte de una serie de compromisos asumidos con la Red de Archivos Universitarios del Ecuador (RAUEC), conformada en el año 2015, para la transferencia de conocimientos y la formación técnica del personal en las Instituciones de Educación Superior del país. Para la semana del 12 al 16 de septiembre del año en curso, se han programado 20 horas adicionales de capacitación para 20 funcionarios.

¡Desde la RAUEC, felicitamos a la UTMACH por tan importante iniciativa!

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Procesos de Gestión Documental y Archivo en la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

La Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, viene desarrollando varios procesos para la gestión documental y archivo de la Institución. Trabajo que es efectuado por el Archivo General que es dependiente de la Secretaría General custodia, administra, conserva y preserva documentación desde 1940, fondo documental que forma parte del patrimonio y memoria histórica de la Universidad.

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